Sprawozdanie finansowe podpisują osoby, które są członkami zarządu w momencie przyjmowania sprawozdania przez zarząd.
Sprawozdanie finansowe zamkniętego roku należy sporządzić do końca trzeciego miesiąca od daty zamknięcia roku finansowego (najczęściej jest to 31 marca), a zatwierdzić do końca szóstego miesiąca od tej daty (najczęściej 30 czerwca).
Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd). Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Przy podpisywaniu sprawozdania finansowego nie działają zapisy ze statutu organizacji o sposobie reprezentacji, zawsze muszą być to wszyscy członkowie zarządu.
Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy należy sporządzić uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego. Ustawa nie ogranicza sytuacji, w których można odmówić podpisania sprawozdania finansowego, może to być np. brak pewności co do prawidłowości sporządzonego sprawozdania czy przebywanie za granicą.
